1- Dématérialisation de la chaîne comptable, projet Helios (Minefi et témoignages des Conseils Généraux du 78 et du 92) ;
2- Présentation du projet MEDE ; présentation des enquêtes menées auprès des entreprises franciliennes du bâtiment (syndicat du bâtiment) ;
3- Présentation du Réseau Ideal et utilisation par l’AMIF de la banque de données ;
4- Présentation de l’observatoire européen des bonnes pratiques TIC (partenariat MITIC) ;
5- Présentation du partenariat « Educatec/Educatice » avec la participation des villes AMIF ;
6- Présentation de « Villes Internet » ;
7- Présentation du Forum Mondial (Partenariat AMIF) ;

La Présidente remercie le MINEFI d’avoir accepté l’invitation de la Commission NTIC à venir présenter le projet HELIOS.

M. Stéphane MAURAGE, Inspecteur principal à la Direction Générale de la Comptabilité Publique, présente les enjeux de la dématérialisation en commençant par situer dans un premier temps la création du pôle national de la dématérialisation rattaché au programme HELIOS (application comptable pour le Trésor). Ce pôle a vocation à développer la dématérialisation entre les collectivités, le Trésor et les juges.

Selon M. MAURAGE, 1 milliard de feuilles A4, 67 millions de titres et 66 millions de mandats sont échangés tous les ans entre les ordonnateurs, les comptables et les juges.Aujourd’hui, la dématérialisation concerne 15 à 20% des feuilles de paie (58 millions de bulletins de paie).

Le représentant du MINEFI rappelle également que lors de la création d’HELIOS, une réflexion avait été menée parallèlement sur la dématérialisation. Cette réflexion a débouché sur des négociations avec les collectivités, les juges des comptes et les administrations centrales et a abouti à la signature d’une charte partenariale le 7 décembre 2004. Cette charte s’appuie sur une structure qui regroupe les représentants de 13 associations d’élus et ordonnateurs, de la Cour des Comptes, les représentants des chambres régionales des comptes et des administrations centrales.

M. MAURAGE résume ainsi les 3 missions de la DGCP : animation de la structure, animation du réseau, expérimentations .Par ailleurs, il indique que la démarche de la DGCP est une démarche partenariale dans la mesure où les éléments de dématérialisation sont décidés à l’unanimité, actés avec les collectivités : « il n’y a pas de dématérialisation s’il n’y a pas de volontariat des collectivités ».

A l’heure actuelle, un certain nombre de conventions ont été passées : la paie, les titres, bordereaux et mandats (la moitié des pièces transmises), pièces initiales des marchés, délibérations et arrêtés, factures et pièces d’exécution des marchés. Un élu s’interroge sur les retours d’expériences et sur la présence d’éventuels indicateurs. Selon le MINEFI, le principal indicateur est le Trésor mais au niveau national, quant aux retours d’expériences locales, il précise qu’il n’existe pas encore d’indicateur (suivi uniquement quantitatif).

A la demande de Sylvie MERCIER, M. MAURAGE précise qu’il existe 1500 conventions dont plus 1200 sur la paie.

La Présidente de la Commission souhaite ensuite savoir avec quels types de collectivités les conventions sont signées. Selon le représentant de la DGCP, Il n’y a pas de collectivité type pour la dématérialisation, toutes les collectivités sont concernées. En revanche, géographiquement, certains départements sont plus dynamiques. Sur l’Ile-de-France, il s’agit plutôt de grosses collectivités.

M. BEHAR, SGAD Conseil Général du 92, souligne que les bulletins de paie sont nécessaires pour effectuer beaucoup de démarches et que par conséquent il faut parfois les matérialiser à nouveau.

Le représentant du MINEFI précise en effet que la dématérialisation globale de la feuille de paie n’a pas été traitée. L’approche qui, pour l’instant, a été privilégiée concerne les flux de la chaîne comptable.

Un élu soulève ensuite le problème de l’archivage électronique dans les collectivités.Selon M.MAURAGE, effectivement, les textes sur l’archivage doivent être remis à jour.

Pour revenir à HELIOS, le représentant du MINEFI indique qu’il y a une dématérialisation avec ou sans. Avec HELIOS cela se fera au travers de pièces de prise en charge avec le PES.Avec le protocole standard, l’objectif est de supprimer les échanges de pièces pour les titres, bordereaux et mandats et ainsi de les transmettre dans le même flux que les données comptables.

M. MAURAGE revient sur le protocole d’échanges standard pour les titres, bordereaux et mandats en précisant que les conditions sont : de posséder HELIOS, que le logiciel financier ait intégré le PSV2 et que la collectivité ait adhéré au protocole d’échanges standard.Plusieurs expérimentations nationales ont lieu sur ce protocole avec 5 éditeurs et une dizaine de collectivités.

Selon M. MAURAGE, la politique du pôle est d’arriver fin 2007 à valider toutes les expérimentations, à proposer en 2008 une extension aux collectivités volontaires (dans la limite 1 à 2 collectivités par département) et enfin à généraliser le protocole en 2009 à toutes les collectivités volontaires et dans lesquelles le comptable utilise HELIOS.

En outre, M. MAURAGE précise que la DGCP travaille également sur le compte de gestion sur chiffres et sur pièces. Il indique aussi que toutes les collectivités qui le souhaitent, peuvent le contacter pour un complément d’informations (stephane.maurage@cp.finances.gouv.fr ).

Thierry EHRET-FRANCK, Directeur DSI Conseil Général 78, intervient pour dégager les forces et faiblesses d’HELIOS. M. EHRET-FRANCK commence son intervention en insistant sur le fait que la plus grosse difficulté proviendra du mélange du papier et de l’électronique : « comment dématérialiser un flux dans lequel il y a encore du papier ? ».

Dans les Yvelines, les premiers travaux de dématérialisation avec HELIOS ont démarré en 2003 avec plusieurs objectifs : la dématérialisation de la paie, des pièces justificatives d’aide sociale, le protocole d’échanges standard, des factures et des titres de recettes. Selon M. EHRET-FRANCK la dématérialisation est un moyen d’alléger les processus, de réduire les tâches répétitives, d’optimiser les échanges avec la pairie départementale, d’être plus efficace et d’économiser du papier. « Pour l’ensemble de l’administration, c’est aussi prendre en compte les besoins du comptable, simplifier les recherches et les contrôles ».

M. EHRET-FRANCK souligne aussi le gain de place en terme de stockage et l’importance du travail en équipe au sein de la collectivité.

Il précise par ailleurs que l’objectif principal est de simplifier et ainsi de gagner du temps. Le représentant du Conseil Général des Yvelines conseille de commencer par mettre en place une équipe en charge de la dématérialisation, « un secteur pilote » et une fois que le processus est correctement établi, le généraliser. Le représentant du CG 78 souligne ensuite l’importance des partenaires : le Trésorier ou la pairie départementale, la Trésorerie générale, la chambre régionale des comptes, la DGCP…. . Le but de ces échanges est de définir des protocoles d’échanges standard pour chaque type de données : « l’idée est d’être le plus exhaustif possible afin que ce protocole puisse être utilisé par les autres collectivités ».

M. EHRET-FRANCK revient sur la dématérialisation de la paie au CG 78. A l’issue de premiers transfères en Excel, le protocole d’échanges standard a été créé en XML. Aujourd’hui ce protocole, issu de l’application, est transmis en flux parallèles via le tiers de télé transmission au payeur, les données comptables étant transmises par l’ancien protocole INDIGO (passage au PES prévu dans quelques semaines). Selon le représentant du CG 78, l’intérêt d’HELIOS et du protocole d’échanges standard est que les données comptables et les pièces justificatives pourront être transportées dans le même flux.

Avant de conclure, M. EHRET-FRANCK indique qu’il y a quelques semaines, le CG 78 a transmis le premier flux de titres de recettes s’appuyant sur le protocole d’échanges standard du MINEFI. Le bilan aujourd’hui, selon M. EHRET-FRANCK est mitigé : beaucoup de points fonctionnent parfaitement néanmoins des difficultés s’annoncent car la complexité de la réglementation administrative « papier » a été préservée. Le représentant du CG 78 craint en effet que les services soient amenés à faire des choses plus compliquées qu’avant la dématérialisation. Par ailleurs, la cohabitation dans le même flux de pièces matérialisées et d’autres papier, est extrêmement compliquée à mettre en œuvre, c’est pourquoi le CG 78 milite pour la séparation totale des flux.

Suite à ces exposés, Sylvie MERCIER interroge le représentant du Conseil général du 92, M. BEHAR afin de connaître les dématérialisations effectuées par sa collectivité. M. BEHAR indique que la dématérialisation a commencé sur les marchés publics et sur les bons de commandes avant d’ajouter que les principales craintes se situent au niveau de la sécurité ( signature électronique) et du langage XML. Jean-Charles BOSSARD, 1er Adjoint au Maire du 6éme Arrdt de Paris, interroge le représentant de la DGCP sur une éventuelle accélération de la productivité d’ici 2008. Selon M. MAURAGE, les gains de productivité sont progressifs et fonction des dématérialisations choisies.

La Présidente de la Commission fait une rapide synthèse de ce qui vient d’être abordé :

- Pourrait-on travailler sur un groupe utilisateurs de la dématérialisation qui soit multi-éditeurs ?
- Arrivera t-on à un réel compromis d’ici 5 ans ?

Les élus se mettent d’accord pour dire que le droit constant freine les gains de productivité et que par conséquent il faut impérativement réfléchir à de nouvelles procédures. Mathieu LHERITEAU, DGS de St Germain-en-Laye (78), intervient pour signaler que la carte d’achat peut-être une solution dans la mesure où elle évite la scannerisation.

-Sylvie MERCIER demande ensuite à Mathieu LHERITEAU de faire un topo sur la carte d’achat pour la prochaine réunion de la Commission.

M. CORBINEAU, Responsable du Master MITIC, prend la parole pour demander s’il existe une étude comparative entre les gains de productivité sur la simplification des procédures administratives. Selon le représentant du MINEFI, la simplification administrative passe par la simplification réglementaire, donc si les échanges sont plus simples il y aura de facto une réelle simplification.

-La Présidente de la Commission interroge le MINEFI pour savoir si l’AMIF peut faire une proposition sur le groupe utilisateurs, par l’intermédiaire des parlementaires.

Georges MUNOZ, Directeur des partenariats du MEDE, présente le MEDE comme une émanation de la Fédération française du Bâtiment, créée en 2005 avec le soutien de la Région et de Fonds européens. L’objectif du MEDE est que les entreprises soient prêtes au 1er janvier à répondre électroniquement et ainsi ouvrir la commande publique au plus grand nombre de TPE, PME du bâtiment. Il précise également que MEDE online est un guichet unique. En Ile-de-France, 30 entreprises pilotes, qui vont de 10 à 250 salariés, sont aidées par MEDE online afin de répondre électroniquement à toutes les plates-formes.

Un audit de l’ensemble de ces entreprises a été réalisé à l’issu duquel 35 systèmes, allant de la mise en ligne d’un guichet unique jusqu’à la réponse par voie électronique, ont été répertoriés.

Ce qui ressort de cet audit, ce sont principalement les problèmes liés aux systèmes d’alerte, au téléchargement des DCE, au découpage de la réglementation du DCE… Le représentant du MEDE indique donc qu’une charte de « bonnes pratiques » va être mise en place sous l’égide de la Région Ile-de-France et éventuellement de l’AMIF.

Par ailleurs, il précise que la Fédération a décidé de réaliser une application disponible en téléchargement gratuit pour réaliser les MAPA en XML, à l’unique condition que tout ce qui concerne le BTP arrive chez MEDE. Enfin, M. MUNOZ précise que si les entreprises ne répondent pas sur les plates-formes c’est parce qu’elles ne sont pas en confiance car il n’y aucune information sur la sécurité, les virus. Il précise également qu’aujourd’hui on dénombre 170 opérateurs de dématérialisation de la commande publique, et que par conséquent, les entreprises sont complètement perdues.

Jacques BOUVARD, Adjoint au Maire de Rosny-sous-Bois, souligne que pour lui, il y a autant de donneurs d’ordres dans le public que dans le privé et que la mobilisation des acteurs au sein des groupes est très importante. A terme, précise t-il, il faut aboutir à une démarche de dématérialisation qui s’adresse de la même façon au secteur public et au secteur privé.

Gilles d’ANCHALD, chargé de mission pour l’Economie Numérique au Ministère de l’Economie, prend la parole à son tour pour indiquer que le formalisme n’est pas le même d’un secteur à l’autre. Ainsi, dans le secteur privé il y a plus de souplesse, il y a moins de procédures établies et les entreprises peuvent répondre de façon directe sans passer par des plates formes.

Sylvie MERCIER intervient pour faire la synthèse des propos de M. MUNOZ
- Il faut que les collectivités locales s’engagent à intégrer un minimum de principes au sein d’une charte qui sera transmise aux membres de la Commission NTIC (possibilité d’amendement), à la demande de la Région.
- Au sein du groupe utilisateur « Jordan », les collectivités locales pourraient dresser une liste des éléments à mettre à disposition des entreprises pour qu’elles puissent répondre plus facilement.

M. MUNOZ présente rapidement le guichet unique dans lequel les acheteurs publics seront mis en valeur. Un certain nombre d’informations seront mises à la disposition des abonnés et, à terme, un module de formation sera accessible en ligne. Par ailleurs, il indique que les abonnées auront accès à ce portail grâce à un identifiant unique.

Sylvie MERCIER suggère de mettre des liens pour ce portail sur les sites internet des collectivités.

M. d’ANCHALD présente ensuite l’enquête qualitative menée auprès des entreprises franciliennes du bâtiment sous l’égide de l’AMIF et de la Région Ile-de-France. Cette enquête est divisée en quatre grands chapitres ( organisation du service acheteur, politique de publication, politique de dématérialisation des marchés publics, communication) et sera lancée auprès de l’ensemble des communes de l’Ile-de-France sous forme électronique.

En terme de planning, cette enquête sera lancée fin août, début septembre. Des relances seront également prévues.

Sylvie MERCIER propose que l’AMIF adresse un courrier à l’ensemble des collectivités franciliennes afin de les informer, au préalable, de cette enquête.

Créée en 1985, le Réseau IDEAL a pour vocation d’animer l’échange de savoir-faire entre les collectivités. Il est le médiateur des pratiques existantes et émergentes dans tous leurs domaines de compétences. Il est présidé par Christophe BECHU. Le réseau compte 500 collectivités abonnées, 27 réseaux de métiers.

Sylvie MERCIER précise que l’AMIF cherchait à mettre en place une communauté d’utilisateurs et c’est pourquoi elle s’est associée au réseau IDEAL. Le réseau T.I.C a pour but de se développer sur tous les niveaux de collectivités. Il s’agit d’un lieu de capitalisation des expériences : www.reseau-tic.net

Les deux principaux aspects de ce réseau sont le forum et la bibliothèque. Ce sont deux outils collaboratifs en ligne. Le forum permet d’échanger sur les expériences respectives et dans la bibliothèque sont stockés les cahiers des charges, les études, les conventions, les notes d’experts… L’entrée dans ce site nécessite un login ainsi qu’un mot de passe ( transmis sur demande par Réseau Ideal).

Les piliers du réseau TIC sont :
-un comité de pilotage en cours de formation
-un animateur qui stimule les membres du réseau
-un échange de savoir-faire professionnels
-des points de rencontres

La Présidente de la Commission propose que des membres de la Commission NTIC de l’AMIF intègrent le Comité de pilotage (un mail leur sera envoyé à ce sujet).

Avant de laisser la parole, le représentant de Réseau IDEAL précise que l’accès au réseau est totalement gratuit et que les formations agréées par l’Etat seront payantes (tarifs en fonction de la population). La première rencontre technique (gratuite) portera sur la conduite de projets intranet au sein des collectivités et aura lieu le 20 septembre 2007 (le programme sera envoyé courant juillet).